Nói những lời mang tính cảm thông và khích lệ
Là người quản lý, chắc chắn bạn cũng phải chịu không ít áp lực từ cấp trên hoặc từ đối tác nhưng bạn vẫn cần phải hiểu và thông cảm với những áp lực mà nhân viên của mình đang đối mặt. Khi một nhân viên trình bày nguyên nhân khiến họ căng thẳng, hãy cố gắng bằng giúp đỡ bằng hành động cụ thể, làm sao để họ cảm thấy được hỗ trợ thực sự, không phải là những lời hứa suông.
Đồng thời, khi nhân viên tâm sự về áp lực và căng thẳng mình đang gặp phải trong công việc, người quản lý cần nói lời cảm thông và động viên, khích lệ. Một lời chia sẻ đúng lúc sẽ tiếp thêm sức mạnh cho nhân viên, giúp họ mạnh dạn chia sẻ những khó khăn, cùng tìm ra giải pháp. Bạn có thể động viên nhân viên theo nhiều cách, qua email cá nhân hoặc email nhóm, trong bản tin của bộ phận hoặc là trực tiếp trước mặt các thành viên khác. Điều này sẽ giúp họ tự tin hơn và sẵn sàng đối mặt với các thách thức ở phía trước.
Duy trì sự cân bằng
Khi nhân viên có nguyện vọng giảm tải công việc do quá căng thẳng, người quản lý có thể nghiên cứu, loại bớt các nhiệm vụ không quá quan trọng và cấp thiết, tạo điều kiện cho nhân viên có thể tập trung vào các công việc chính, mang lại giá trị cao nhất hoặc có thể kéo giãn thời gian thực hiện, nhằm duy trì sự cân bằng trong công việc.
Người quản lý cũng đừng quên cung cấp các tài nguyên hoặc công nghệ mới giúp nhân viên có thể đạt được kết quả tốt hơn, đồng thời khuyến khích nhân viên trao đổi cụ thể hơn nếu có thắc mắc về thời hạn hoặc xếp loại ưu tiên các công việc cần thực hiện.
Chắc rằng bạn không muốn một nhân viên chăm chỉ của mình bị vắt kiệt sức và giảm năng suất theo thời gian? Vì thế, nếu một nhân viên nào đó đã trải qua một chuyến công tác dài ngày hoặc đã thức nhiều đêm để hoàn thành công việc kịp thời, hãy cho họ một khoảng thời gian nghỉ ngơi cần thiết.
Ngoài ra, cấp trên cũng cần tạo điều kiện để nhân viên được tham gia các lớp thể dục như yoga, thể dục nhịp điệu, thể hình... sau giờ làm. Đây là một cách làm giảm căng thẳng và áp lực cho nhân viên một cách hiệu quả. Ngoài mục đích là giúp mọi người thư giãn và vui đùa với nhau mà không bị công việc xen vào, các hoạt động này còn giúp nhân viên tăng cường thể lực, phòng tránh các bệnh phổ biến khi ngồi làm việc nhiều giờ tại văn phòng.
Nâng cao khả năng chịu áp lực cho nhân viên
Nhiều nơi, lãnh đạo luôn yêu cầu nhân viên phải nắm rất rõ mục đích và tầm nhìn của đơn vị, tổ chức đó. Điều này giúp nhân viên hiểu được họ phải làm gì và đóng góp sức lực, khả năng vào “Ngôi nhà chung” như thế nào? Thiếu thông tin hoặc không chắc chắn về vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ hoặc trách nhiệm thường là nguyên nhân gây căng thẳng cho nhân viên tại nơi làm việc. Do đó, bạn cần đưa ra phản hồi dựa trên những kỳ vọng ban đầu để nhân viên biết, họ đang thể hiện như thế nào và cần cải thiện vấn đề gì?
Đặc biệt, nếu nhân viên đang “vật lộn” với một nhiệm vụ cụ thể mà bạn nghĩ người khác có thể thực hiện tốt hơn, hãy linh hoạt điều chỉnh ngay. Điều này sẽ giúp giảm căng thẳng đáng kể cho nhân viên và cũng có thể mang lại kết quả tốt hơn. Mỗi nhân viên đều có những thế mạnh khác nhau và nếu bạn sử dụng đúng cách, sẽ làm cho mọi người đều cảm thấy hài lòng. Qua đó, người quản lý cũng cung cấp cơ hội cho nhân viên được học hỏi và phát triển, kịp thời trang bị thêm kiến thức, đối phó với áp lực, góp phần nâng cao kỹ năng và xây dựng sự tự tin.
Nâng cao năng suất
Công việc là chuỗi hành trình dài có cả sự thăng tiến và tạm dừng nên cần có khoảng thời gian dưỡng sức, phục hồi và tích lũy sức sáng tạo. Vì vậy, người quản lý không cần phải lo lắng nhân viên dành bao nhiêu thời gian ngồi chăm chú vào màn hình vi tính, cần xem họ làm được những gì trong thời gian đó; đồng thời cũng nên nghĩ ra các biện pháp giúp đỡ họ thực sự tập trung và đạt hiệu suất cao trong công việc. Khi hiệu suất công việc cao, nhân viên sẽ có thời gian tái tạo sức lao động và khả năng sáng tạo.
Bất cứ công việc nào cũng có áp lực, nếu nhân viên cũng không nhận được thông cảm và chia sẻ từ đồng nghiệp và cấp trên, việc mệt mỏi, chán nản thậm chí bỏ việc là điều tất yếu sẽ xảy ra. Do đó, người quản lý cần có những cách riêng hỗ trợ cấp dưới, giúp họ “sống được” qua giai đoạn khó khăn, đồng thời tổ chức của bạn sẽ giữ chân được nhân viên giỏi và gặt hái được những thành công từ sự gắn kết tập thể.