Trong lĩnh vực quản trị nội bộ, EVN đã đặt ra các nhiệm vụ chuyển đổi số tới năm 2022, gồm: xây dựng quy trình nội bộ, triển khai văn phòng số, hệ thống báo cáo điều hành, ứng dụng phục vụ người lao động và nhiệm vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán. Bên cạnh các yếu tố về con người, quy trình…, thì phải khẳng định rằng nền tảng công nghệ hiện đại chính là những “đòn bẩy” vững chắc, thúc đẩy chuyển đổi số thành công.

Trong đó, sản phẩm “Hệ thống thông tin tích hợp văn phòng điện tử và tiện ích hành chính” với phần mềm Digital Office và các module tiện ích phục vụ công tác hành chính văn phòng của Công ty Viễn thông điện lực và công nghệ thông tin (EVNICT) đã thể hiện được vai trò là công cụ đắc lực để EVN chuyển đổi số trong quản trị nội bộ. Đây cũng là sản phẩm vinh dự đạt giải thưởng Sao Khuê 2021. 

Hệ thống văn phòng số (Digital Office)

Đây là ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn phòng và văn thư lưu trữ, được triển khai áp dụng cho Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Hệ thống Digital Office được xây dựng gồm các giao diện phiên bản: trên Website, máy tính bảng và điện thoại thông minh.

Hệ thống được xây dựng dựa trên quy trình nghiệp vụ do EVN xây dựng và ban hành, áp dụng trong toàn tập đoàn. Digital Office đáp ứng được các mục tiêu: áp dụng các công nghệ mới, số hóa nghiệp vụ công tác văn phòng và văn thư lưu trữ; xây dựng đầy đủ các tính năng đáp ứng tài liệu nghiệp vụ mới đã ban hành và phù hợp với các quy định, tiêu chuẩn mới Nhà nước ban hành; phù hợp mô hình triển khai tập chung và phân tán, đơn vị nhiều cấp; lưu trữ, xử lý và khai thác dữ liệu theo mô hình tập trung (cấp tổng công ty) để rút ngắn tối đa thời gian truy vấn, tổng hợp và xử lý, nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành của EVN và các tổng công ty đầy đủ và nhanh chóng.

Hệ thống có thể truy vấn và xử lý cập nhật và khai thác dữ liệu mọi lúc mọi nơi, trên nhiều loại thiết bị như máy tính, các thiết bị di động. Đồng thời tăng khả năng tích hợp giữa Digital Office với các hệ thống quản lý khác của EVN để hình thành nên hệ thống văn phòng điện tử tổng thể cho EVN.

Các module tiện ích hành chính văn phòng cung cấp các dịch vụ ứng dụng số hóa quy trình nghiệp vụ trong công tác quản trị hành chính văn phòng tại Cơ quan EVN, sử dụng ký số điện tử; các module tiện ích được xây dựng và tích hợp trên nền tảng cổng thông tin điện tử EVN (EVNPortal) và hệ thống văn phòng số Digital Office.

Nhờ áp dụng Digital Office, hiện nay, 100% các văn bản đi – đến trong và ngoài EVN đã được áp dụng chữ ký điện tử. Trong năm 2021, số lượng văn bản điện tử trong toàn tập đoàn năm 2021 đã đạt tới hơn 587.000 văn bản. Qua thực tiễn ứng dụng, Digital Office thực sự khẳng định được hiệu quả đắc lực, nhất là trong đợt dịch COVID-19 bùng phát, hay khi thiên tai... Mọi văn công việc trong toàn Tập đoàn Điện lực Việt Nam vẫn luôn được lưu chuyển thông suốt, kịp thời.

Cổng thông tin điện tử EVN (EVNPortal)

EVNPortal được triển khai áp dụng tại EVN và các đơn vị đã tạo ra một kênh thông tin toàn diện cung cấp các thông tin của EVN tới toàn thể các đơn vị. Đây là hệ thống được thiết kế và phát triển có tính mở cao, cung cấp nền tảng giải pháp/công cụ quản lý số hóa các quy trình nghiệp vụ (workflow); tích hợp dữ liệu với các ứng dụng khác; các chương trình ứng dụng trên EVNPortal được tích hợp hệ thống đăng nhập một lần (single sign on) tạo thuận tiện và bảo mật cho mọi người dùng.

Hệ thống EVNPortal cung cập các công cụ gửi nhận báo cáo trực tuyến cho EVN và các đơn vị, cung cấp các chức năng (các cổng thông tin con) để giúp các Ban chuyên môn EVN quản lý các báo cáo số liệu, trao đổi thông tin theo lĩnh vực chuyên môn quản lý, như: tình hình sản xuất và cung ứng điện, kinh doanh điện năng, tài chính, vận hành hệ thống điện, quản lý kỹ thuật, hệ thống viễn thông và công nghệ thông tin, đầu tư xây dựng, nguồn nhân sự,...

Với EVNPortal, EVN đã đẩy mạnh hình thức sử dụng báo cáo điện tử để thay thế báo cáo giấy, nâng cao hiệu quả triển khai các chương trình cải cách hành chính của EVN.

EVNPortal khai thác tối đa các dữ liệu sẵn có từ cơ sở dữ liệu tập trung của các phần mềm dùng chung trong EVN để tạo ra các báo cáo dữ liệu tổng hợp, phân tích theo từng lĩnh vực; thể hiện được ưu thế trong việc cập nhật, tổng hợp, sử dụng số liệu báo cáo nhanh chóng, kịp thời, chính xác; hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý, điều hành của các cấp quản lý, lãnh đạo trong Tập đoàn.

Đồng thời, EVNPortal cũng cung cấp các module tiện ích phục vụ triển khai các quy trình hành chính văn phòng trong EVN, như: dịch vụ hành chính văn phòng có ký số điện tử, tích hợp với hệ thống văn phòng số D-Office và các hệ thống quản lý nguồn nhân lực HRMS, cung cấp chương trình tiện ích lịch họp/lịch tuần, theo dõi lịch họp và các cảnh báo lịch mới/thay đổi, khả năng đồng bộ lịch - Canlendar trên thiết bị của cá nhân, chia sẻ lịch công việc tới D-Office.

Qua thực tế ứng dụng, EVNPortal đem lại hiệu quả cao trong triển khai thực hiện các cuộc họp không giấy tại Cơ quan EVN và các đơn vị nhờ chương trình lịch họp, lịch công tác và thiết lập các tài nguyên chia sẻ. Ngoài ra, EVNPortal cung cấp tính năng tra cứu văn bản pháp chế, danh bạ toàn ngành, khảo sát trực tuyến…

Với những tính năng đó, EVNPortal được coi là nền tảng cơ sở, là lõi của văn phòng điện tử và cải cách hành chính trong doanh nghiệp.