Gửi bạn Nguyễn Hải Bắc,
Khi bắt đầu điều hành doanh nghiệp, Michael Smerklo - đồng sáng lập Quỹ đầu tư mạo hiểm Next Coast Ventures tại Texas (Mỹ), chia sẻ với Forbes rằng ông từng rơi vào trạng thái bị quay cuồng vì những việc cần làm. Sau khi dành thời gian chiêm nghiệm và phân tích thói quen xử lý công việc của bản thân, Smerklo đã nhận ra ba sai lầm lớn trong cách quản lý thời gian. Dưới đây là những chia sẻ của Smerklo về cách kiểm soát thời gian hiệu quả hơn.
Sai lầm 1: Làm những việc mình có thể giao cho người khác
Về cơ bản, lãnh đạo là con người của công việc. Những cam kết trách nhiệm với mục tiêu cốt lõi của công ty trở thành động lực để các lãnh đạo làm việc hết sức để đạt được những mục tiêu đó. Những kết quả đạt được vừa truyền cảm hứng cũng vừa gieo vào suy nghĩ của các lãnh đạo quan điểm: chỉ có mình mới đủ khả năng giải quyết mọi việc của công ty thành công. Tuy nhiên, nếu trao quyền nhiều hơn, bạn sẽ có được thời gian rảnh nhiều hơn.
Các lãnh đạo nên tập được thói quen tự hỏi "Còn ai khác trong công ty có thể thay tôi làm công việc tôi sắp làm này không?". Sau khi giao việc lại cho nhân viên, lãnh đạo có thể tập trung sức lực vào những công việc chỉ có họ mới đủ năng lực thực hiện.
Sai lầm 2: Làm việc "điên cuồng" nhưng không hiệu quả
Chúng ta dành rất nhiều thời gian để than phiền rằng mình bận như thế nào nhưng lại không thực sự suy nghĩ xem toàn bộ thời gian trong ngày đã trôi qua ra sao. Vấn đề là chúng ta luôn nghĩ làm việc liên tục đồng nghĩa với năng suất cao. Nhưng, nếu chúng ta đang xử lý công việc sai cách thì sao? Duy trì trạng thái bận rộn không nhất thiết đồng nghĩa với việc chúng ta đang làm việc năng suất hay hiệu quả. Thực tế của trạng thái bận rộn chính là chúng ta bị cuốn theo những việc nhỏ nhặt, đơn giản thay vì xử lý những "tảng đá" vấn đề quan trọng thực sự.
Sai lầm 3: Trì hoãn những việc không thích làm
Nhiều người có xu hướng lựa chọn giải quyết những việc đơn giản và thoải mái trước. Những công việc khó khăn thường để đến cuối danh sách những việc phải làm trong ngày. Có khi đó là những công việc họ có thể làm tốt nhưng không thực sự thích làm, có khi đó là những việc họ đang tránh đối diện. Những công việc này sau khi đẩy lùi thời gian xử lý có thể bị chuyển sang ngày hôm sau. Để xử lý sai lầm này, bạn hãy bắt đầu sắp xếp các công việc trong danh sách cần làm theo mức độ ưu tiên và buộc bản thân tuân thủ theo thứ tự công việc này mà không có bất cứ lý do biện hộ, trì hoãn nào. Trong danh sách đó, nếu có đầu việc nào phù hợp với nhân viên thì hãy giao việc đó cho họ để bản thân có thời gian xử lý các nhiệm vụ khó khăn hơn.
Trong kinh doanh, thời gian là tiền bạc, thậm chí còn hơn như vậy. Đó là sự tự do, là chất lượng cuộc sống. Và một tư duy quản lý thời gian tốt hơn, tập trung hơn sẽ giúp chúng ta cân bằng được công việc và cuộc sống riêng.
Chuyên gia Võ Bá Đức, nguyên giảng viên môn Văn hóa ứng xử và giao tiếp - Trường Nghiệp vụ du lịch và khách sạn TP. Hồ Chí Minh.