Trong tác phẩm best-seller năm 2017 The Art of Saying No (Nghệ thuật từ chối), tác giả, chuyên gia năng suất Damon Zahariades cho rằng, từ chối người khác là kỹ năng quan trọng, cần được chấp nhận. "Trong những trường hợp dám nói không thì một cách vô thức, ta lại tự hạ thấp mục tiêu của mình, rồi giải thích và xin lỗi người yêu cầu", Zahariades viết. 

Câu văn trên đặc biệt đúng ở nơi công sở, khi nói không có thể mang lại sự thất vọng cho đồng nghiệp, đặc biệt là người quản lý. Ở nhân viên mới, lời từ chối còn được xem là "người không biết làm việc nhóm" hoặc "mất điểm" với sếp. Và nói không có lẽ còn tệ hơn với người muốn tìm ý nghĩa và niềm vui trong công việc, bởi có thể bỏ lỡ hay đánh mất cơ hội ấy.

Mặt khác, những người "tham công tiếc việc" có nguy cơ mắc hội chứng "kiệt sức nơi công sở". Một nghiên cứu gần đây của Đại học Duke chỉ ra rằng, người khác tin việc lợi dụng nhân viên nhiệt tình sẽ chính đáng hơn người thờ ơ. Theo đó, người nhiệt tình có nhiều khả năng được yêu cầu làm công việc không được trả lương, làm việc vào cuối tuần và phải xử lý các đầu việc "không tên" và cũng không liên quan đến vai trò của mình. 

Xu hướng trên bắt nguồn từ nhân viên nhiệt tình sẽ tình nguyện làm thêm công việc và công việc đó là phần thưởng dành cho những người thích công việc của họ. Do đó, từ chối một yêu cầu không chỉ là việc bình thường, mà còn là công cụ cần thiết để giữ sức khỏe thể chất lẫn tinh thần. Vậy nếu phải nhận yêu cầu không phù hợp với công việc từ cấp trên, làm sao để từ chối mà vẫn giữ được sự đồng thuận?

Thay đổi suy nghĩ

Theo Zahariades, một trong các lý do khiến một người gặp khó khăn khi nói không là sự thiếu tự tin và thói quen sống theo yêu cầu của người khác. Nhân viên thiếu tự tin có thể cảm thấy mình chưa làm tốt công việc hoặc không sở hữu điểm gì nổi trội - điều thôi thúc suy nghĩ rằng hành động giúp đỡ sếp hay đồng nghiệp sẽ làm họ có thiện cảm và bản thân có thể "ghi điểm" trong mắt họ. 

Theo thời gian, người đồng ý với mọi yêu cầu, bất chấp phù hợp với công việc hay không, sẽ rơi vào vòng xoáy giúp đỡ triền miên, tốn thời gian mà thường không hiệu quả. Thay vì cảm thấy nói không là có lỗi và ích kỷ, hãy xem nó như một sự phản hồi bình thường. Nhân viên, nhất là người mới, có thể sẽ chịu đựng sự khó chịu và khó xử trong thời gian ngắn, nhưng về lâu dài, sự trung thực và rõ ràng sẽ có lợi cho cả mình, sếp lẫn đơn vị.

Theo Zahariades, không có lý do gì để phải thấy áy náy hay thấy đã làm sai điều gì khi từ chối yêu cầu của người khác và người bị yêu cầu cảm thấy bị xúc phạm vì điều đó. "Tôi nhận ra rằng chừng nào tôi tỏ ra tôn trọng người yêu cầu tôi giúp đỡ thì tôi sẽ không phải chịu trách nhiệm gì khi người kia bị xúc phạm với lời từ chối. Tôi cảm thấy được giải thoát. Nó đã giải phóng tôi khỏi nỗi sợ trước việc từ chối những lời yêu cầu", Zahariades viết.

Đừng vội đồng ý mà hãy tự hỏi ba câu

Khi nhận lệnh của sếp, đừng vội đồng ý hay bác bỏ, thay vào đó hãy cân nhắc khả năng, điều kiện và lượng công việc rồi mới trả lời. Nếu vội gật đầu để rồi không thể thực hiện chỉn chu công việc do áp lực thời gian và tiến độ, thì cả việc nhỏ lẫn việc lớn đều không hiệu quả. Và đương nhiên sẽ chẳng có cấp trên nào nhìn nhận nỗ lực của nhân viên khi kết quả công việc chỉ ở mức trung bình. 

Tệ hơn, nếu trễ tiến độ hoặc phạm sai sót khi nhận việc quan trọng, uy tín sẽ mất. Ngược lại, cũng đừng vội cự tuyệt yêu cầu từ cấp trên nếu đó không phải là công việc quá sức mình, vì nếu chưa gì đã bác bỏ thẳng thừng sẽ khó  tránh khỏi việc làm phát sinh hoài nghi về năng lực, nhiệt huyết.

Theo bà Dina Denham Smith - chuyên gia huấn luyện điều hành đối với các lãnh đạo cấp cao tại nhiều thương hiệu lớn như Adobe, Netflix, PwC, Dropbox, Stripe, mỗi người cần tìm lời đáp cho ba câu hỏi sau để quyết định nói "no" hay "yes".

Sẽ nhận được gì nếu đồng ý? Trước khi quyết định chấp nhận hay từ chối yêu cầu, hãy đặt câu hỏi để biết về những điều phải làm khi nhận lời. Ví dụ, nếu sếp yêu cầu nhận thêm việc khác trong khi số đầu việc phải xử lý đã đầy, hãy đánh giá xem việc đồng ý có mang lại lợi ích cho bạn không, đây có phải nhiệm vụ không nên bỏ qua hay không? 

Còn thời gian trống không? Theo bà Smith, nhiều người thường có xu hướng đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Để hạn chế việc này, bạn nên cộng thêm 20% vào bất kỳ khoảng thời gian nào được cho là cần thiết. Và nếu chấp nhận yêu cầu, hãy hỏi sếp liệu các đầu việc khác có thể được sắp xếp hoặc giảm tải cho phù hợp với thời gian bạn cần hay không.

Sẽ phải bỏ điều gì để nhận thêm việc? Dù bạn có nỗ lực thêm bao nhiêu, cần biết rằng sẽ luôn có sự đánh đổi khi chấp nhận yêu cầu của sếp. Do đó, hãy tự hỏi bản thân có phải người duy nhất có thể làm việc này không? Công việc ấy có phù hợp với ưu tiên và mục tiêu dài hạn của bạn không? Nếu không làm điều này, nó có thật quan trọng không. Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào trong số vừa nêu là không, tốt hơn hết bạn nên từ chối.

Nói không một cách chân thành

Sau khi đã cân nhắc kỹ lưỡng, hãy nói lời từ chối đúng thời điểm. Đừng nói không với sếp khi họ đang có tâm trạng không thoải mái. Cũng đừng chọn lúc sếp đang bận, không có đủ thời gian nghe trình bày hay lúc có nhiều người, thay vào đó hãy nói lời từ chối khi sếp có thời gian và thoải mái, hoặc khi họ có cơ hội nói chuyện riêng với bạn.

Bạn cũng có thể nêu ra lý do từ chối hợp lý thay vì chỉ trả lời bận hoặc không có thời gian khi được yêu cầu giải thích. Lưu ý, các lý do chung chung, không rõ ràng hoặc không hợp lý có nguy cơ gây tác dụng ngược, khiến sếp cho rằng bạn đang thoái thác nhiệm vụ.

Cần biết rằng, không phải nhà quản lý nào cũng nắm bắt rõ ràng khối lượng công việc mà nhân viên đang đảm nhận cũng như những khó khăn mà họ đang phải đối mặt. Thế nên, khi bạn được yêu cầu giải thích lý do từ chối, hãy liệt kê đầu việc đang làm một cách mạch lạc và hoàn toàn có thể đề nghị sếp loại bỏ hay tạm ngừng một số nhiệm vụ nhất định để có thời gian cho nhiệm vụ mới. 

Cuối cùng, nếu sếp có thói quen đưa ra những yêu cầu vô lý và không phù hợp khiến tiến độ chậm trễ, hãy từ chối và tìm người "chi viện". Hãy hỏi ý kiến của đồng nghiệp. Nếu đa số không tán thành yêu cầu của sếp, hãy cùng nhau trò chuyện riêng để bày tỏ mong muốn của cả nhóm. Người quản lý có thể bỏ qua ý kiến của cá nhân, song nhiều khả năng sẽ lắng nghe khi tất cả cùng lên tiếng. 

Link gốc.