Khi làm việc, ai cũng muốn thành công, đạt được những mục tiêu đề ra. Kể cả người ít tham vọng nhất cũng không muốn bị sếp nhắc nhở vì không hoàn thành nhiệm vụ.

Tuy nhiên sẽ có lúc người nhân viên rơi vào tình trạng: nhiệm vụ không hoàn thành đúng thời hạn; trì hoãn trong các dự án; sai sót và nhầm lẫn; ưu tiên những mục tiêu không thiết yếu; bận rộn nhưng sản phẩm đầu ra không đạt yêu cầu; không tận dụng được nguồn lực tiềm năng; không đề nghị sự giúp đỡ đúng lúc; bao biện và không chịu trách nhiệm; không phản hồi kịp thời cho cấp trên…

Để biết được tại sao một người không “được việc”, nhà quản lý hãy thử đặt câu hỏi: “Liệu có điều gì trong hệ thống quản lý khiến họ thất bại?". Việc rà soát lại hệ thống sẽ giúp người quản lý tìm ra những lỗ hổng quan trọng và rút kinh nghiệm trong việc điều hành.

Theo diễn giả, giáo sư nổi tiếng Ferdinand Fournies của Đại học Columbia chia sẻ trong cuốn sách "Tại sao nhân viên không làm những gì họ được cho là phải làm", có một lý do khiến nhân viên trở nên “bất tuân” là họ không biết cần phải làm gì.

Khi nhân viên cảm thấy hoang mang về ý muốn của người quản lý, họ thường có xu hướng hành động theo cách hiểu của họ. Nếu người sếp không hài lòng, họ sẽ miệt mài đi tìm các đáp án để làm hài lòng người đó. Việc e ngại việc trao đổi kỹ với nhà quản lý, hoặc truyền tin tới cấp trên không thuận lợi dẫn đến câu chuyện trên. 

Nhưng dù thế nào, người quản lý vẫn đóng vai trò thiết yếu trong việc giúp cấp dưới hiểu về nhiệm vụ cũng như tạo điều kiện cho họ thực thi chúng. 5 hệ thống quản lý dưới đây sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát được vấn đề, bổ sung, sửa đổi các thiếu sót để cấp dưới làm việc hiệu quả hơn.

Hệ thống thiết lập mục tiêu và đóng góp của nhân viên

Hệ thống này đặt ra các mục tiêu tổng thể cho bộ phận của quản lý, bao gồm: mục tiêu mà công ty yêu cầu thực hiện và mục tiêu mà nhà quản lý tự đặt ra.

Hãy cho phép nhân viên tiếp cận, thậm chí tham gia đóng góp vào việc thiết lập mục tiêu - lên phương án chinh phục mục tiêu, để họ cảm thấy mục tiêu đó là của chính họ. Nhà quản lý cần cho họ biết những chỉ số và cách đo lường để họ thấy được sự tiến triển của công việc.

Hệ thống ủy quyền

Lãnh đạo có hệ thống ủy quyền hiệu quả sẽ giúp nhân viên chủ động giải quyết công việc. Điều quan trọng là người quản lý phải hướng dẫn cách xây dựng một kế hoạch tổng thể với thời gian biểu cho các sản phẩm chủ chốt.

Và để tránh “ông nói gà, bà nói vịt”, nhà quản lý hãy nói rõ để người đó nắm được ý tưởng, mong đợi, tiêu chí về kết quả. Sau đó, chỉ định một ngày nhất định để hai bên cùng đánh giá tiến độ và những trở ngại gặp phải.

Hệ thống đào tạo năng lực

Việc đào tạo giúp tăng khả năng nhân viên thực hiện được nhiệm vụ. Là quản lý, bạn cần đảm bảo được rằng những người dưới quyền có cơ hội phát triển các kỹ năng cần thiết để nắm bắt và thực thi.

Vì vậy, doanh nghiệp cần có kế hoạch nâng cao năng lực, hiệu suất cụ thể cho nhân sự. Cơ hội nâng cấp bản thân cũng khiến mọi người có thêm động lực để thành công. Đó nên là một quá trình huấn luyện từ thấp đến cao diễn ra hàng ngày, cùng với việc rà soát sự tiến bộ hoặc khả năng áp dụng hàng tuần.

Hệ thống công nhận và khen thưởng

Đây là sự phản hồi mạnh mẽ nhất của công ty đối với đóng góp của nhân viên. Sự công nhận kịp thời, phù hợp sẽ khuyến khích họ hành động theo cách mà nhà quản lý muốn. Đôi khi chỉ là sự ghi nhận rằng họ đã làm đúng một thao tác, một phương pháp, đạt kỳ hạn một dự án…; nếu được thông báo những ghi nhận cụ thể, kịp thời thì khả năng họ lặp lại thành tích sẽ cao hơn.

Link gốc