Quy định “5S” không mới, được tạo ra bởi Kaoru Ishikawa, một chuyên gia quản lý sản xuất người Nhật Bản vào những năm 1950. Ông đã áp dụng các tiêu chuẩn 5S vào công việc của mình và nhận thấy rằng, nó mang lại hiệu quả đáng kể trong việc tăng năng suất và giảm chi phí. Từ đó, mô hình 5S đã được phát triển và lan truyền khắp thế giới.

Tiết kiệm điện, thực hiện lối sống xanh, có lẽ chẳng còn quá xa lạ với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong giai đoạn nền kinh tế khó khăn cần cắt giảm chi phí vận hành. Nơi tôi công tác là công ty CP Tư vấn thiết kế xây dựng Sagen (TP.HCM) chuyên bản vẽ kiến trúc nên việc sử dụng máy vi tính, đèn trần, điều hòa và các thiết bị in ấn như máy photocopy là điều không thể thiếu, dẫn đến chi phí điện năng mỗi tháng khá lớn.

Sau nhiều cuộc họp tìm giải pháp, ban giám đốc công ty tôi đã quyết định thành lập “Biệt đội 5S”, với chức năng tuyên truyền, giám sát, xử lý vi phạm cũng như khen thưởng các cá nhân, bộ phận thực hiện tốt quy định 5S ở công ty.

Ở công ty tôi, 5S là viết tắt của các quy trình: Sàng lọc (những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng), Sắp xếp (mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ để tiện sử dụng khi cần), Sạch sẽ (giữ vệ sinh khu vực làm việc của mình và phòng ban), Săn sóc (duy trì thường xuyên những việc đã làm tốt và xây dựng thành thói quen), Sẵn sàng (luôn tự giác thực hiện công việc). Bảng 5S này được in ra và treo trên tường để mọi người luôn theo dõi và chấp hành. 

Mỗi cuối ngày, “biệt đội 5S” sẽ kiểm tra việc thực hiện ở từng phòng ban, chụp hình ghi nhận và làm báo cáo 5S đăng trên hệ thống công ty vào thứ sáu hàng tuần. Những trường hợp lãng phí điện năng, chẳng hạn ra về không tắt các thiết bị điện như đèn, điều hòa, máy tính, máy in.. đều sẽ được ghi nhận, nhắc nhở, kèm theo các hình thức xử lý thưởng/phạt hợp lý.

Việc theo dõi số lượng trang in bị lỗi trên máy in, máy photocopy do yếu tố chủ quan cũng được thực hiện để đánh giá sự cẩn thận trong công việc, từ đó không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn giảm thiểu việc lãng phí điện và giấy trắng khi sử dụng thiết bị in ấn.

Trong khuôn viên quanh công ty, Ban giám đốc còn cho trồng rất nhiều cây xanh, vừa tạo bóng mát vừa giúp thanh lọc không khí và giảm bớt cái nóng. Theo lịch cố định, nhân viên sẽ có giờ giải lao để đăng ký chơi các môn thể thao như bóng bàn tại khuôn viên công ty, vừa giải trí và tăng cường sức khỏe, vừa tiết kiệm điện năng khi hạn chế việc chơi các game điện tử trên máy tính. Việc tạo thói quen sống xanh cho nhân viên được rất nhiều người ủng hộ, lâu dần tạo nên một văn hóa doanh nghiệp gắn kết và thân thiện.

Kể từ khi thành lập biệt đội 5S, phổ biến và áp dụng quy trình 5S vào quá trình làm việc, ý thức tiết kiệm điện năng của nhân viên đã tăng lên đáng kể. Chi phí điện năng để vận hành hằng tháng cũng giữ ở mức ổn định, thay vì tăng vọt trong những đợt cao điểm nắng nóng như dạo trước. Mọi người cảm thấy hiệu suất công việc cao hơn nhiều nhờ việc sắp xếp bàn làm việc, sàng lọc những giấy tờ, bản vẽ theo trình tự để dễ tìm kiếm khi cần. Do đó, tình trạng tăng ca đã giảm đáng kể. Việc sử dụng điện năng sau giờ làm vì thế cũng ít đi rất nhiều. 

“Biệt đội 5S” gồm nhân viên từ nhiều phòng ban, chẳng biết từ bao giờ đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến dịch sống xanh của công ty. Từ sự nhiệt huyết khi tuyên truyền và giám sát 5S ở công ty của biệt đội, nhiều người hay đùa rằng biệt đội 5S chính là những "chiến binh" tiết kiệm điện trong thời đại mới.

Link gốc