Tạo không gian làm việc khoa học

Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng, ngăn nắp thuận tiện, tạo thuận lợi khi làm việc đa nhiệm vì bạn biết mọi đồ vật cần dùng nằm  ở đâu, không mất thời gian tìm kiếm.

Bên cạnh đó, để công việc "đa nhiệm" tiến hành thuận lợi, tài liệu và các tệp tin trên máy tính cũng cần phải được sắp xếp hợp lý, tránh mất thời gian lục tìm file dữ liệu.

Một không gian làm việc khoa học có thể cải thiện đáng kể cách làm việc, góp phần  tăng năng suất lao động, hạn chế sự phân tâm và gián đoạn công việc.

Xử lý các đầu việc liên quan đến nhau

Khi làm một việc gì đó, não của bạn sẽ kích hoạt tất cả những nơ-ron thần kinh có liên quan đến công việc. Chuyển sang làm việc khác, não của bạn cũng phải chuyển đổi theo. Quá trình chuyển đổi diễn ra rất nhanh, nhưng cũng gây ảnh hưởng đến trí nhớ, sự tập trung và hiệu quả làm việc của bạn.

Nếu muốn xử lý nhiều công việc một cách  hiệu quả, bạn cần giảm thời gian chuyển đổi của não bộ, bằng cách nhóm tất cả các đầu việc có liên quan đến nhau, cùng tiến hành xử lý vào một thời gian nhất định. Các đầu việc càng liên quan đến nhau, quá trình chuyển đổi càng diễn ra thuận lợi. Ví dụ, bạn có thể phân tách công việc, nhiệm vụ nào cần phải được thực hiện trên điện thoại, sẽ làm trên điện thoại cùng một lúc.

Tương tự như cách phân tách này, bất kỳ công việc nào cần sử dụng máy tính, cũng sẽ được thực hiện cùng một lúc và bất kỳ công việc giấy tờ nào cũng được thực hiện cùng một lúc.

Lên kế hoạch và lập danh sách những việc cần làm

Hãy dành thời gian sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và lập kế hoạch phù hợp. Khi bạn có thể xác định được tất cả các công việc phải làm trong một ngày và bạn đã làm được bao nhiêu việc trong danh sách đó, sẽ giúp bạn sắp xếp được những nhiệm vụ nào có thể được thực hiện cùng nhau và những công việc nào là công việc quan trọng trong ngày hôm đó.

Bạn không chỉ hoàn thành công việc theo thứ tự một cách hiệu quả dựa trên bộ nhớ của mình mà còn có thể thêm nhiều nhiệm vụ mới vào danh sách. Đây là một cách hay để nâng cao khả năng làm việc đa nhiệm.

Dùng thời gian rỗi để xem lại tài liệu

Một trong những rủi ro của làm việc đa nhiệm chính là dễ quên mất các chi tiết, thông tin trong những buổi họp. Vì vậy, trong một ngày làm việc bận rộn, nếu bạn chỉ kịp có thời gian để lướt qua nội dung các tài liệu quan trọng thì hãy dành thời gian rảnh rỗi cuối này để xem lại các tài liệu một lần nữa. Cách đọc lại và tóm ý này cũng giúp cho não bộ ghi nhớ thông tin tốt hơn.

Coi trọng chất lượng hơn số lượng

Làm việc đa nhiệm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của não bộ, từ đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc.Vì vậy, hãy đảm bảo rằng, những công việc bạn chọn làm trước đều được hoàn một cách chu đáo, tin cậy, chất lượng không bị ảnh hưởng đến số lượng công việc mà bạn hoàn thành.

Để trở thành người đa nhiệm có hiệu quả, bạn cần đặt ra các ranh giới. Hãy giới hạn khối lượng công việc bạn cố gắng làm cùng một lúc. Điều đó nghe có vẻ không hợp lý bởi vì đa nhiệm nghĩa là làm nhiều việc cùng một lúc. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể làm trong một chừng mực nào đó nếu không muốn hiệu quả công việc bị giảm sút.

Không quên thời gian nghỉ ngơi

Làm nhiều việc khác nhau trong một ngày, não sẽ căng thẳng hơn và điều đó sẽ làm cạn kiệt năng lượng của bạn. Do đó, cần dành một chút thời gian rời khỏi nơi làm việc, thưởng thức bữa trưa ngon lành và đi dạo bộ đâu đó cho đầu óc thư giãn, cơ thể được nghỉ ngơi, sau đó sẽ tiếp tục làm việc.